Coronavirus – FAQ juridique pour la vie des instances de votre Epl

Quelle est la durée du mandat des administrateurs et du président ou du PDG ?

Dans l’attente de l’adoption du projet de loi sur les mesures d’urgence liées à la crise du Coronavirus-Covid 19, se distinguent 3 cas de figures :

Premier cas

Les maires et les conseils municipaux en place administreront les communes jusqu’à ce que le second tour se soit tenu.

• Dans ce cas de figure, le mandat de ses représentants (administrateurs, président ou PDG) au sein de l’Epl se poursuit pour la gestion des affaires courantes jusqu’à la désignation de ses remplaçants par la nouvelle assemblée, donc après le deuxième tour.

Deuxième cas

Dans les communautés de communes, communautés d’agglomération, métropoles, ces intercommunalités qui assurent bien souvent les services publics locaux essentiels à la population, le projet de loi définira un régime spécifique, répondant au caractère exceptionnel de la situation. Ce régime verra coexister, pour une période limitée, dans une même intercommunalité, les nouveaux élus, dont l’élection était acquise à l’issue du premier tour, ainsi que les élus dont le mandat a été prolongé. Il sera procédé, dans ces collectivités, à l’élection d’un Président, dont le mandat sera limité, jusqu’à ce que le renouvellement général des élus ait pu intervenir.

• Dans ce cas de figure, l’article L. 1524-5 du CGCT  précise  qu’en cas de fin légale de l’assemblée délibérante d’une collectivité actionnaire, le mandat de ses représentants (administrateurs, président ou PDG) au sein de l’Epl se poursuit pour la gestion des affaires courantes jusqu’à la désignation de ses remplaçants par la nouvelle assemblée.

Troisième cas

Les personnes élues au 1er tour rentrent en fonction à compter du mois de juin.

• Dans ce cas de figure, l’assemblée délibérante doit désigner les nouveaux représentants au sein des Epl. A défaut, le mandat des anciens représentants (administrateurs, président ou PDG) au sein de l’Epl se poursuit pour la gestion des affaires courantes jusqu’à la désignation de ses remplaçants par la nouvelle assemblée.
• Si la nouvelle assemblée délibérante se réunit pour désigner les nouveaux administrateurs au sein des Epl, cela implique que les Epl doivent réunir un conseil d’administration dès que possible.

Si le conseil peut se réunir physiquement, l’usage et la pratique montrent que ces réunions se déroulent en principe au siège social, sans que cette localisation des débats apparaisse comme réellement impérative.

Dès lors, un conseil d’administration pourra être organisé dans tout lieu qui conviendra.  Il peut dès lors se tenir au sein des mairies par exemple. Il est également possible de tenir une réunion avec des participants présents physiquement et d’autres en visioconférence ( voir question ci-dessous).

Référence : L. 1524-5 du CGCT

Si le conseil ne peut se tenir physiquement, la réunion du conseil d’administration peut-elle avoir lieu par visioconférence ? 

En vertu de l’article L. 225-37 du Code de commerce, si les statuts n’interdisent pas la tenue des réunions du conseil d’administration par visioconférence, le règlement intérieur peut prévoir cette possibilité et doit l’encadrer.

Plusieurs cas de figures doivent alors être envisagés :

• Les statuts ont prévu la visio-conférence et le conseil d’administration a pris un règlement intérieur qui définit toutes les modalités : dans ce cas de figure, le conseil peut se tenir en visioconférence. Cependant, il convient de vérifier que les statuts n’ont pas prévu des limitations à la visioconférence comme la nomination du président ou du PDG.
• Les statuts ont prévu la visioconférence et le conseil d’administration n’a pas pris un règlement intérieur qui définit toutes les modalités : en période classique, la doctrine considère qu’en l’absence de règlement ou si celui-ci ne prévoit rien, la tenue de la réunion par visioconférence n’est pas possible. Cependant, dans des circonstances exceptionnelles, on pourrait imaginer avoir recours à la visio conférence pour désigner les présidents ou les PDG sous réserve de respecter les conditions suivantes du code de commerce  :
  • • Il convient de mettre en place un système qui devra garantir l’identification et la participation effective à la réunion du conseil des administrateurs y participant par des moyens de visioconférence ou de télécommunication, ces moyens transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
  • • Le procès-verbal de la séance devra faire également état de la survenance éventuelle d’un incident technique relatif à un moyen de visioconférence ou de télécommunication lorsqu’il a perturbé le déroulement de la séance.
• En l’absence de règlement intérieur, tous les administrateurs devront être présents tant les anciens élus qui pourront être en fonction, que les nouveaux élus.

Référence : Article L. 225-37 du Code de commerce Article R. 225-19 du Code de commerce Article L. 235-1 du Code de commerce

Puis-je tenir un conseil d’administration avec des anciens représentants et des nouveaux représentants ?

• Oui. Les anciens élus sont en mandat jusqu’à ce que l’assemblée délibérante les ayant désignés les remplace. Le CA pourra se tenir. Il est également possible d’imaginer que la nomination du PDG ou Président (exécutif) puisse être faite à titre provisoire, comme dans les collectivités, jusqu’à ce que le CA soit complet de l’ensemble des « nouveaux » et confirme son P / PDG ou le change.

Pour l’ancien PDG qui reste en fonction, comment gérer cette crise alors qu’il ne peut gérer que les affaires courantes ? Qu’entend-on par gestion des affaires courantes ? Le chômage partiel relève-t-il des affaires courantes ?

La mise au chômage partiel en cas de nécessite, comme c’est le cas actuellement avec la crise du Coronavirus, relève de la compétence de la direction générale et donc de l’élu qui aurait le mandat de PDG. La Direction veille à la pérennité de l’entreprise.

• Ce choix est un acte de gestion commandé par la nécessité de maintenir l’entreprise, le temps de la crise. Il relève donc de la bonne gestion. Il peut donc être accompli dans le cadre de la gestion courante.

Est-il possible d’organiser un conseil d’administration en visioconférence pour arrêter les comptes et adopter le rapport de gestion ?

Non, il est en effet dressé par le  Code de commerce, une liste limitative des matières dans lesquelles une décision du conseil s’appuyant sur des procédés de visioconférence ou de télécommunication n’est pas possible. Il s’agit en effet de la réalisation de l’arrêté des comptes annuels et consolidés ainsi que de l’établissement des rapports de gestion, de la société.

• Toutefois, le projet de loi prévoit que des mesures de simplification et d’adaptation du droit applicable au fonctionnement des des instances collégiales, notamment les règles relatives à la tenue des réunions dématérialisées ou le recours à la visioconférence pourront être prises par le gouvernement. Ce point pourrait donc évoluer rapidement au cours des prochains mois.

Références :  L. 232-1 et L. 232-16 du Code de commerce

Le rapport de gestion des sociétés ayant clôturé leurs comptes au 31 décembre 2019 doit-il contenir des mentions relatives au coronavirus ?

Oui. Le rapport de gestion des sociétés commerciales (lorsqu’elles sont tenues d’en établir un) doit exposer les événements importants survenus entre la date de la clôture de l’exercice et la date à laquelle il est établi.

Cet article concerne tous les événements post-clôture, qu’ils aient ou non un lien direct avec les conditions existant à la date de clôture (en ce sens Bull. CNCC n° 157, mars 2010, EC 2009-58, p. 225 s.).

• Le développement de l’épidémie de coronavirus, qui affecte l’économie mondiale, entre dans le champ d’application de ces dispositions. En revanche, l’impact est susceptible d’être très variable d’une société à l’autre.

Références:  L. 232-1, L. 123-16 et L. D. 123-200 du Code de commerce

Le CA d’arrêté des comptes s’est déjà tenu. L’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle peut-elle être convoquée ?

Oui, mais il n’y a pas d’urgence, vous pouvez attendre la période mai-juin

L’Epl envoie des convocations aux collectivités actionnaires, avec les formules de vote par correspondance et de procuration, afin d’atteindre le quorum.

Le vote par correspondance comme la procuration compte pour le calcul du quorum et de la majorité.

Pour valablement se tenir le quorum d’une assemblée générale ordinaire est de 1/5ème des voix présentes ou représentées. A cet égard, tout actionnaire peut voter par correspondance (article L. 225-107 du code de commerce). Il s’agit des règles de droit commun. Il conviendra de vérifier dans les statuts de vos Epl, si ces règles n’ont pas été modifiées.

• Ainsi, l’AG pourra valablement se tenir même si physiquement ne sont présents que très peu d’actionnaires. Les autres auront donné procuration ou voté par correspondance, pourvu que les voix présentés et/ou exprimés représentent 1/5ème des actions.

Les collectivités convoquées se présentent avec leurs anciens ou nouveaux représentants, en fonction du résultat des élections municipales de chacun.

En effet, l’affectation d’un résultat en compte de réserves légale (obligatoire), ordinaire ou report à nouveau relève des affaires courantes. Le compte report à nouveau étant un quasi compte d’attente, et la réserve « ordinaire » n’étant pas à caractère exceptionnel.

• Enfin, sur cette AG (comme les autres AG) la visioconférence est possible, si cette possibilité a été prévue dans les statuts (article L. 225-107 du code de commerce et suivants).

Comment faire s’il est impossible de tenir l’Assemblée générale annuelle d’une société commerciale dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice ?

Si, du fait du coronavirus, il n’est pas possible de réunir l’assemblée, le PDG, le DG ou le DGD peuvent demander une prolongation de ce délai au Président du tribunal de commerce statuant sur requête.

• La demande de prolongation, présentée avant que le délai de 6 mois ne soit atteint, peut être formulée alors même que l’assemblée générale annuelle a déjà été convoquée.

Références : L. 225-100 et L. 223-26  du Code de commerce.

Pour toute précision complémentaire, vos contacts FedEpl :

• Marie COURROUYAN, Responsable juridique, Pôle Intermétiers, tél : 01 53 32 22 35 – m.courrouyan@lesepl.fr
• Sabine CALLIES, Juriste, Pôle collectivités locales, tél : 01 53 32 22 44 – s.callies@lesepl.fr