Assistant de direction (h/f)

LA FAB

Bordeaux - Nouvelle Aquitaine

Présentation de l'entreprise

La Fabrique de Bordeaux Métropole créée en 2012 est la société publique locale qui assure la mise en œuvre des 2 programmes « Habiter, s’épanouir » et « Entreprendre, travailler ».

Son Conseil d’administration est composé à 50% d’élus métropolitains et à 50% d’élus des communes.

Le budget de la structure pour 2024 prévoit 4 M€ de chiffres d’affaires et de rémunérations sur plus d’une quarantaine d’opérations de tailles diverses avec un effectif de 35 personnes.

Description de la mission

Directement rattaché.e au directeur général dont vous assurez l'assistance au quotidien, vous exercez également une fonction de support auprès de toutes les équipes, vous assurant qu'elles soient à même de travailler efficacement avec le matériel adéquat et les informations nécessaires, et veillant à la bonne dynamique et coordination inter-services.

Vos missions principales seront les suivantes :

▪ Assistance du directeur général : organisation de l'agenda, des rv et déplacements, gestion des appels et courriers, interface avec les interlocuteurs extérieurs (contacts avec les élus, les administrateurs et actionnaires, les partenaires, ….), saisie des notes de frais

▪ Assistance Vie Sociale : fonction de veille juridique, d’alerte et de suivi des procédures sur la vie sociale ; organisation CA et Assemblées, formalités légales, relations représentants actionnaires (Président, Administrateurs, actionnaires), mises à jour registres légaux et Kbis,

▪ Assistance administrative RH  en lien avec la directrice administrative et financière : assistance sur les recrutements et l'intégration des salarié.es, suivi administratif du personnel, organisation des conditions de travail, suivi et mise en œuvre du plan de formation, suivi des absences (congés, arrêts maladie…)

▪ Gestion opérationnelle de services généraux en lien avec la directrice administrative et financière : coordination des fonctions d'accueil en lien avec les assistantes opérationnelles, assurer la bonne tenue des locaux et dans ce contexte gérer (passation et suivi) les commandes de matériels/ fournitures/ consommables (dont les services informatiques en lien avec la direction administrative et financière),

▪ Appui à la responsable de la communication (interne et externe) en lien avec l’assistant d’accueil : appui à l’organisation de la transmission des informations, à la veille à la bonne mise en œuvre en interne de la charte graphique, appui à l’organisation logistique d'évènements corporate ou public,

▪ Support administratif : Accompagner le comité de direction (DG + 6 personnes) dans l'organisation des réunions transverses, …

Traiter les engagements de commandes et factures relevant de votre périmètre sur le logiciel de gestion interne (GO7-PROGISEM)

Vous contribuerez plus globalement à la dynamique professionnelle au sein de notre société, et pourrez ainsi être engagé.e sur des missions transverses au bénéfice de l'amélioration de la qualité de la production et de la cohésion d'équipe.

Profil souhaité

▪ Formation : Bac + 3 (licence pro en gestion des organisations) ou Bac + 2 (BTS, DUT, … Support au management, gestion administrative de PME,…)

▪ Expérience : au moins 10 ans en entreprise (type S.A. de préférence en TPE/PME) auprès de fonctions de direction

▪ Connaissances techniques :

Compétence en gestion administrative

Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques ( suite Office ,…) et aisance avec les outils et applicatifs numériques

Polyvalence, capacités d'organisation multitâches et de gestion des temps

Excellent niveau en français (expression écrite et orale)

Connaissance des principes de la communication interpersonnelle (bases).

Connaissance en droit social

Connaissance des moyens de communications/réseaux sociaux

Connaissance de l'univers des collectivités locales (organisation institutionnelle et administrative)

▪ Savoir être :

Grande rigueur dans l'organisation, fiabilité, sens des priorités

Excellente qualité relationnelle, diplomatie, sens de la communication

Sens de l'observation, de l'écoute, discrétion

Dynamisme, esprit d'initiatives

Réactivité, souplesse, adaptabilité

Gestion et résistance au stress.

Pour candidater, merci de transmettre votre CV et votre lettre de motivation (dans un fichier PDF unique).