Assistant de direction (h/f)

GIE EMSEMBLE/SEMIP

Pantin - Île-de-France

Présentation de l'entreprise

GIE ENSEMBLE - Pantin

Structuré autour de la Semip et la SPL Ensemble - 2 entreprises publiques locales dédiées à la transformation des villes sur le territoire de l'intercommunalité d'Est Ensemble - le Groupe Ensemble comprend également un GIE de moyens, une foncière de développement commercial, (SAS La Vie au Rez), ainsi que des filiales de projets immobiliers (SCCV). Intervenant à l'articulation entre intérêt général et rigueur entrepreneuriale, notre équipe à taille humaine (25 personnes) mobilise expérience, polyvalence, sens de l'innovation, et une belle dynamique collective pour répondre aux nombreux défis et enjeux d'un territoire en forte mutation.

La croissance de nos activités - forte et durable sur le moyen terme - se traduit par une structuration en cours à différents niveaux de notre organisation (compétences, managements, outils, process, communication,…) allant jusqu'au chantier de réaménagement /extension de nos espaces de travail à venir sur 2025/2026.

Dans ce contexte, l'Assistant.e du Directeur Général des sociétés du Groupe assurera la bonne coordination interne au travers de différentes missions transverses, avec une implication particulière sur certains chantiers à poursuivre ou à engager.

Description de la mission

GIE ENSEMBLE - Pantin

Mission
Directement rattaché au directeur général dont vous assurez l'assistance au quotidien, vous exercez également une fonction de support auprès de toutes les équipes, vous assurant qu'elles soient à même de travailler efficacement avec le matériel adéquat et les informations nécessaires, et veillant à la bonne dynamique et coordination inter-services.

Vos missions principales seront les suivantes :

▪ Assistance du directeur général : organisation de l'agenda, des rv et déplacements, gestion des appels et courriers, interface avec les interlocuteurs extérieurs (contacts avec les élus, les administrateurs et actionnaires, les partenaires, ….), accompagnement au management et à la communication interne,

▪ Assistance administrative RH : assistance sur les recrutements et l'intégration des salarié.es, suivi administratif du personnel, organisation des conditions de travail, suivi et mise en oeuvre du plan de formation,

▪ Coordination de la communication (interne et externe) du Groupe : organisation de la transmission des informations, appui à l'animation de la communication Groupe (réseaux sociaux, évènement, cartes de voeux,…), veille à la bonne mise en oeuvre en interne de la nouvelle charte graphique (maquettes, gabarit, documents types,…), organisation logistique d'évènements corporate ou public,

▪ Assistance Vie Sociale : organisation CA et Assemblées, formalités légales, relations représentants actionnaires (Président, Administrateurs, actionnaires), mises à jour registres légaux et Kbis,

▪ Gestion opérationnelle de services généraux : coordination des fonctions d'accueil en lien avec les assistantes opérationnelles, assurer la bonne tenue des locaux et dans ce contexte gérer (passation et suivi) les commandes de matériels/ fournitures/ consommables, négociation avec les fournisseurs, mise en place d'une gestion optimisée des stocks, analyse et pilotage des coûts,

Avec une implication particulière attendue dans l'organisation logistique des opérations de déménagements/réaménagements de nos locaux de travail prévus en 2025/2026.

▪ Support administratif :

Accompagner le comité de direction (DG + 3 personnes) dans l'organisation des réunions transverses, les déplacements, …

Traiter les engagements de commandes et factures relevant de votre périmètre sur le logiciel de gestion interne (GO7)

Organiser et gérer les fonds documentaires et leur digitalisation (arborescence dossiers partagés, archivage société,…)

Vous contribuerez plus globalement à la dynamique professionnelle au sein de notre Groupe, et pourrez ainsi être engagé.e sur des missions transverses au bénéfice de l'amélioration de la qualité de la production et de la cohésion d'équipe.

Profil souhaité

PROFIL

▪ Formation : Bac + 3 (licence pro en gestion des organisations) ou Bac + 2 (BTS, DUT, … Support au management, gestion administrative de PME,…)

▪ Expérience : au moins 10 ans en entreprise (type S.A. de préférence en TPE/PME) auprès de fonctions de direction

▪ Connaissances techniques :

Compétence en gestion administrative

Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques ( suite Office ,…) et aisance avec les outils et applicatifs numériques

Polyvalence, capacités d'organisation multitâches et de gestion des temps

Excellent niveau en français (expression écrite et orale)

Connaissance des principes de la communication interpersonnelle (bases).

Connaissance en droit social

Maitrise des moyens de communications/réseaux sociaux

Connaissance de l'univers des collectivités locales (organisation institutionnelle et administrative)

▪ Savoir être :

Grande rigueur dans l'organisation, fiabilité, sens des priorités

Excellente qualité relationnelle, diplomatie, sens de la communication

Sens de l'observation, de l'écoute, discrétion

Dynamisme, esprit d'initiatives

Réactivité, souplesse, adaptabilité

Gestion et résistance au stress.