Assistant opérationnel et d’ETUD-SPL Alès Cévennes (h/f)

SCET

Alès - Occitanie

Présentation de l'entreprise

La SAEM'ALES et la SPL Alès Cévennes sont deux entreprises publiques locales d'Alès en Cévennes, structures de droit privé, dont l'actionnariat est majoritairement ou exclusivement composé de collectivités territoriales ou de leurs groupements.Elles remplissent des missions très diverses : aménagement, construction, gestion, promotion immobilière, promotion touristique, etc. et oeuvrent, dans un cadre d'entreprise, au service de l'intérêt général sous le contrôle de leurs collectivités actionnaires.

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Description de la mission

La SAEM'ALES, Société d'Economie Mixte (SEM), présidée par Max ROUSTAN, Maire d'Alès, et dirigée par Christophe PEREZ, est un acteur clé dans le développement économique du territoire d'Alès Agglomération. Elle est spécialisée dans l'accueil et l'accompagnement des entreprises en phase de création, elle accompagne les entreprises en croissance, et assure le portage d'équipements économiques structurants du Territoire. Elle emploie six salariés, gère près de 9 000 m² d'immobilier d'entreprises et accueille chaque année plus de 90 entreprises.

La SPL Alès Cévennes, également présidée par Max ROUSTAN et dirigée par Christophe PEREZ, est composée d'une équipe d'une vingtaine de personnes assurant les 2 missions essentielles confiées par ses actionnaires publics, la Communauté Alès Agglomération, la Ville d'Alès, le SIVU Pôle Santé Bien être des Fumades et le Pôle Métropolitain Nîmes-Alès, relevant des domaines de l'Aménagement / Construction et de la promotion touristique du Territoire d'Alès Agglomération

La SPL Alès Cévennes souhaite conforter ses équipes
Sous la responsabilité du Directeur, il/elle assiste le pilotage, le suivi, la gestion administrative et opérationnelle des opérations, et pilote notamment les études pour la réalisation des projets, conçoit les marchés et les dossiers de consultation des entreprises et des prestataires des opérations. Il/elle est référent en matière de marchés, sur les aspects juridiques et réglementaires et assure le conseil auprès des membres de l'équipe. Il/elle prépare le suivi administratif et financier des opérations comprenant notamment le bilan sur le logiciel GO7.

MISSIONS :

Assurer le secrétariat opérationnel
Assurer les relations téléphoniques, électroniques
Saisir et/ou rédiger et frapper les documents (compte-rendu, rapports, …)
Constituer et classer les dossiers
Tenir les agendas et organiser les déplacements et réunions
Accueillir, orienter et renseigner les interlocuteurs
Organiser la production, la qualité et la fiabilité des dossiers opérationnels, garantir le suivi des opérations depuis la consultation des prestataires, les études et la réalisation, jusqu'à la réception et la clôture

Assister le(s) chargé(s) d'opérations lors de la consultation et du déroulement administratif et financier des marchés, ainsi que des opérations dans le logiciel de gestion des marchés depuis la notification jusqu'au décompte général

Assister le(s) chargé(s) d'opérations pour le contrôle de l'exécution des marchés de travaux, études, maîtrise d'oeuvre, prestations de services, sous-traitance, avenant (vérification des décomptes mensuels et généraux, gestion des garanties bancaires et des modalités de financement des contractants, agrément des sous-traitants…)
Assistance à l'établissement des documents financiers en conformité avec la législation
Constituer les dossiers techniques de lancement des marchés en collaboration avec le(s) chargé(s) d'opérations
Préparer les tableaux d'analyse des candidatures et des offres
Contrôler et suivre les marchés d'un point de vue technique de la passation à la clôture administrative et financière (réception, DGD, …)
Participer au contrôle des situations de travaux et d'honoraires et des mises en règlements
Participer au suivi du budget de l'opération (bilan, appel de fonds, facturation, élaboration et suivi des dossiers de demande de subvention)
S'assurer de la bonne fin de l'opération et en réaliser la clôture (concessions) ou préparer les parties opérationnelle et techniques du dossier pour clôture à réaliser par le service administratif et financier (mandats)
Participer à la préparation des réunions de lancement de projet, de suivi, de recueil d'avis, d'information restreinte ou publique, d'élaboration des plannings
Assurer les relations avec les différents intervenants et partenaires associés à l'opération (architectes, bureaux d'études, entreprises, administrations, …) et veiller au respect des engagements (objectifs, qualité, délais).
Assurer une fonction d'alerte
S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations
Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers
Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compéter, …)
Participer au montage d'opérations
Participer aux échanges sur le montage d'opérations et les montages publics/privés
Contribuer à la rédaction et le suivi des contrats (mandats, marchés publics, actes d'acquisition…)
Garantir la mise en place des procédures
Participer au suivi des litiges et des contentieux.
Définir les objectifs de l'étude et recueillir les données
Définir les objectifs attendus par le donneur d'ordre
Quantifier l'étude en termes de délais, de moyens financiers et hommes
Définir et rechercher les sources d'informations utiles
Mettre en place une procédure adaptée et des outils fonctionnels à la recherche, au recueil et au traitement des données utiles
Agréger les informations, les étudier et les synthétiser
Préparer et participer à l'animation des comités techniques et de pilotage
Analyser les informations compilées pour en extraire les forces, faiblesse et problématiques composant le projet
Mettre en avant des hypothèses de travail suite au diagnostic
Présenter les résultats de l'étude et les préconisations attendues au donneur d'ordre
Veiller à la bonne prise en compte des conclusions des études dans la phase opérationnelle du projet
Qualifier les bonnes pratiques et les points ou procédures à améliorer

Profil souhaité

De formation supérieure (Bac + 2/3 minimum) et/ou disposant d'une expérience significative en EPL et dans les domaines de l'aménagement, de l'urbanisme, du développement local et/ou politique de la ville

Connaissances techniques, des aspects administratifs et financiers de la politique de la ville, de l'environnement institutionnel et de l'environnement urbain
Connaissances du Code de la Commande Publique
Connaissances des procédures d'urbanisme et d'aménagement
Connaissances juridiques : maîtrise des procédures administratives et des réglementations, droit de l'urbanisme, de la construction, de l'environnement...
Savoir-faire

Capacité rédactionnelle
Capacités d'organisation et de gestion du temps de travail
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint,)
Utilisation des logiciels spécifiques Go7, CHORUSPRO …
Savoir être

Rigueur et sens de l'organisation
Analyse et synthèse
Aisance relationnelle
Adaptabilité
Force de proposition, esprit d'initiative