Assistant opérationnel (h/f)

SEMBREIZH

Brest - Bretagne

Présentation de l'entreprise

SemBreizh est l'activateur des territoires de Bretagne. En tant que société d'économie mixte régionale, elle favorise et concrétise les initiatives territoriales en Bretagne. Animés par les valeurs de virtuosité, d'humanité et du sens des territoires, notre vision collective est de faire de la Bretagne un territoire durable et solidaire.

Notre mission : « Parce que les grands enjeux de demain sont une opportunité pour la Bretagne de renforcer son attractivité, SemBreizh aide les territoires bretons à concrétiser leurs projets de développement en mobilisant ses équipes de la faisabilité à la réalisation en passant par l'investissement ». Nous accompagnons nos clients sur les 6 segments suivants : le patrimoine régional, les centralités et territoires, le développement économique, la transition énergétique et écologique, le tourisme et la maritimité. Cet accompagnement se traduit par la mobilisation des ressources internes, des partenariats pour l'ingénierie des projets et par la mobilisation des filiales d'investissement régional BreizhImmo, BreizhEnergie et BreizhCité.

Maître d'ouvrage reconnu, SemBreizh intervient au service de tous les Bretons, avec les collectivités publiques et les acteurs économiques. Elle accompagne ainsi le développement de la Bretagne, sous l'impulsion du Conseil régional, son premier actionnaire.

Description de la mission

Sa responsabilité est d’assister les Responsables d’Opérations/gérer les contrats passés dans le cadre des opérations suivies sur les aspects administratifs et financiers.

Apporter l’assistance au Responsable d’Opérations, de la création à la clôture dans son activité opérationnelle,

Le ou la titulaire :

- Assure le secrétariat des opérations suivies

- Assure les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l’accueil,

- Saisit et/ou rédige les documents et notes relatives aux opérations,

- Traite le courrier entrant et sortant relatif aux opérations suivies,

- Organise et traite le classement

- Organise et finalise l’archivage des opérations

- Assure le suivi administratif et financier des opérations,

- Constitue les dossiers de lancement et gestion des appels d’offres,

- Contrôle et suit les marchés, met en place les avenants dans les délais,

- Contrôle les situations de travaux et d’honoraires et les mises en règlement,

- Prépare les DGD des prestataires et des entreprises de travaux

- Assure les saisies sur les outils de gestion

- Prépare et suit les processus de recettes d’honoraires Sembreizh

- Prépare et suit les processus de recettes d’avances sur opérations

- Assure une fonction d’alerte et d’interface au/à la responsable opérationnel·le ou à la Direction Territoriale de l’agence

- S’informe et fait le point sur l’état d’avancement des opérations,

- Prépare et édite les documents nécessaires dans le suivi des dossiers,

- Effectue les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter…),

- Assure, le cas échéant, une fonction d’accueil et d’information du public ainsi qu’éventuellement de commercialisation

- Participe à la représentation extérieure de la société et à la communication externe.

- Participe à l’action commerciale, en appui au responsable d’opérations.

- Participe aux activités collectives de pilotage, de traitement des problèmes et de recherche des progrès dans la cadre du Système de Management de la Qualité,

- Suggère et propose spontanément des actions propres à développer la performance de l'entreprise

Profil souhaité

Compétences requises :

• Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel),

• Connaissance des marchés publics,

• Connaissance de l’économie mixte,

• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion métiers.

Formations spécifiques :

• Formation en secrétariat et assistance administrative.

Position dans l’organisation : Sous la responsabilité du/de la Directeur/trice territorial·e

Suppléance : En cas de besoin, remplacement par un autre assistant ou une autre assistante, de la même agence, pour les taches spécifiques au métier, et par intérimaire pour les taches de secrétariat.

Durée d’adaptation : 2 mois

Pour candidater, merci de transmettre votre CV et votre lettre de motivation (dans un fichier PDF unique).